Forma BV wil inzetten op de bescherming van de persoonsgegevens volgens de regels uitgewerkt in de GDPR (General Data Protection Regulation) of – in het Nederlands – de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) volgens de Europese verordening 2016/679 die geldt vanaf 25 mei 2018 en de overige toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. 

Eerst en vooral houdt Forma BV zich eraan om uw persoonsgegevens volgens de basisbeginselen van de verwerking te behandelen. 

duidelijkheid	opslagbeperking & gegevensminimalisatie	doelbinding	juistheid	confidentiality integrity availability

waarbij CIA staat voor: vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt wanneer dit op een rechtmatige manier gebeurt. Enerzijds kan dit na uw toestemming. U heeft altijd het recht om deze toestemming in te trekken.

Anderzijds kan dit enkel wanneer het noodzakelijk is omwille van één van de volgende redenen;

contract uitvoeren	wettelijke  bepaling	vitaal belang	algemeen belang	gerechtvaardigd belang

Voor elk doel duidt Forma BV aan welke grondslag van toepassing is.

Doel en rechtmatigheid

Forma BV zal enkel en alleen de noodzakelijke persoonsgegevens verwerken in het kader van de volgende doeleinden:

• Klantenbeheer, b.v. het beheren van een klantenrelatie, het opmaken van offertes en het uitvoeren van een of meerdere overeenkomsten (vb. een opleiding, begeleiding, aankoop van een tool, …), boekhoudkundige verwerkingen, … Dit gebeurt in het kader van contractuele noodzaak, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang in geval van het versturen van een offerte.
• Leveranciersbeheer, b.v. beheren van leveranciersrelatie, verwerken van offertes en uitvoeren van een of meerdere overeenkomsten, boekhoudkundige verwerkingen, … Dit gebeurt in het kader van contractuele noodzaak, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van ondernemen.
• Naleving van wettelijke verplichtingen in onze hoofde, b.v. fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen.
• Geschillenbeheer volgens de grondslag gerechtvaardigd belang, nl. de vrijwaring van financiële belangen.
• Direct marketing, d.w.z. dat Forma u graag op de hoogte houdt en daarvoor op regelmatige tijdstippen een mailing naar klanten en prospecten uitstuurt. Dit gebeurt volgens het principe van toestemming voor prospecten en gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van ondernemen voor klanten.

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.

Het spreekt voor zich dat Forma alle gegevens passend beveiligt. Daardoor hebben wij de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen: Forma voorziet de nodige fysieke beveiligingen, regelmatige updates van hard- en software, een afdoend wachtwoordbeheer, beveiligde internetverbindingen en gebruikt antivirusprogrammatuur om dit te bewerkstelligen.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende hierna omschreven termijn: 

• Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de contractuele relatie of na het laatste betekenisvol contact
• Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de contractuele relatie
• Naleving van wettelijke verplichtingen in onze hoofde: wettelijke bewaartermijn
• Geschillenbeheer: gedurende de termijn noodzakelijk om het geschil definitief af te wikkelen
• Direct marketing: 5 jaar na het laatste betekenisvolle contact met de betrokkene

Bijkomende informatie met betrekking tot ontvangers van persoonsgegevens

Forma deelt uw persoonsgegevens met de volgende ontvangers:

• uzelf en, in voorkomend geval, (a) uw werkgever of bepaalde van uw werknemers en (b) professionele adviseurs die door u worden aangeduid;
• leveranciers, in het kader van een uit te voeren overeenkomst (bv. rechtstreekse levering)
• banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars, binnen de context van uw relatie met deze partijen;
• overheidsdiensten in de context van wettelijke verplichtingen
• onze professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand
• technische verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, mits de implementatie van de nodige verwerkingsovereenkomsten

Beveiliging van persoonsgegevens

De door Forma verwerkte persoonsgegevens worden niet aan derden doorgegeven, met uitzondering  van de ontvangers zoals hierboven beschreven.  Deze derde moet de aan hem geleverde persoonsgegevens verwerken volgens de GDPR wetgeving (bv. deze gegevens afdoend beveiligen, …).

Forma wil u er ook attent op maken dat geen enkel systeem 100% veilig kan zijn. Informatieveiligheid is bovendien ook afhankelijk van u. U dient uw eigen informatiesystemen ook goed te beveiligen en eventuele accountgegevens vertrouwelijk te bewaren.

Uitvoer van persoonsgegevens

De door Forma BV verwerkte persoonsgegevens worden niet uitgevoerd naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Forma BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de hierboven beschreven doeleinden. Heeft u vragen voor Forma? Contacteer ons:

Verwerkingsverantwoordelijke             Forma BV

Maatschappelijke zetel                          Kortrijkstraat 34, 8770 Ingelmunster

                                                                         056 70 77 30

Ondernemingsnummer                         BE 0810.927.126

Functionaris gegevensbescherming      [email protected] met onderwerp GDPR

De toezichthoudende autoriteit is in ons geval in beginsel de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit. Deze kunt u in desgewenst geval steeds contacteren.

Toezichthoudende autoriteit            GBA – Gegevensbeschermingsautoriteit

Contactgegevens                                  Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

                                                                     +32 (0)2 274 48 00

                                                                      [email protected]

                                                                      www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt bij Forma BV als verwerkingsverantwoordelijke altijd terecht voor volgende zaken:

inzage	rectificatie	wissen	beperking

overdraagbaarheid	bezwaar	profilering weigeren

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te kijken, te laten corrigeren, te wissen, te beperken in verwerking, over te dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking en automatische besluitvorming te weigeren.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Om een snelle minnelijke oplossing van geschillen mogelijk te maken, vragen wij u vriendelijk om eerst contact met ons op te nemen.

De bovenstaande rechten zijn onderhevig aan een aantal wettelijke voorwaarden en beperkingen. Heeft u hierover vragen, neem dan gerust eerst contact met ons op.

Verwerking persoonsgegevens

Op onze website worden zowel niet persoonlijke als persoonlijke informatie over u als data subject verwerkt door de websiteprovider. Niet persoonlijke informatie gaat over alle info waarbij u als persoon niet geïdentificeerd kan worden zoals bijvoorbeeld demografische informatie, doorverwijzings- / exitpagina’s en URL’s, platformtypes, voorkeuren die u ingeeft en gegenereerde voorkeuren op basis van de gegevens die u ingeeft en het aantal kliks op een pagina. Onder persoonlijke informatie wordt alle informatie gerekend die gebruikt kunnen worden om jou te identificeren. Dit gaat bijvoorbeeld over uw naam, adres en e-mailadres.

Daarnaast kan de websiteprovider ook informatie bijhouden die door uw browser of door onze mobiele applicatie aan ons wordt verstrekt wanneer u de website bekijkt of gebruikt, zoals de website waar u vandaan kwam (ook wel de “verwijzende URL” genoemd), het type browser dat u gebruikt , het apparaat waarmee u verbinding hebt gemaakt met de website, de tijd en datum van toegang en andere informatie die u niet persoonlijk identificeert. De websiteprovider gebruikt deze informatie voor, onder andere, de werking van de website, om de kwaliteit van de website te handhaven, om algemene statistieken te verschaffen met betrekking tot het gebruik van de website en voor andere zakelijke doeleinden.

Door de website te gebruiken, verklaart u dat u ten minste 18 jaar oud bent.

De websiteprovider volgt deze informatie met behulp van cookies of kleine tekstbestanden die een anonieme unieke identificatie bevatten. Cookies worden vanaf de servers van de websiteprovider naar de browser van u als gebruiker gestuurd en worden op de harde schijf van de gebruikerscomputer opgeslagen. Door een cookie naar de browser van een gebruiker te sturen, kan de websiteprovider niet-persoonlijke informatie over die gebruiker verzamelen en een overzicht bijhouden van de voorkeuren van de gebruiker bij het gebruik van de website, zowel individueel als geaggregeerd. Het bedrijf kan zowel permanente cookies als sessiecookies gebruiken. Permanente cookies blijven op uw computer staan nadat u uw sessie hebt afgesloten en totdat u ze verwijdert. Sessiecookies verlopen wanneer u uw browser sluit. Persistente cookies kunnen worden verwijderd door de aanwijzingen in het Help-bestand van uw internetbrowser te volgen. Als u cookies uitschakelt, werken sommige delen van de website mogelijk niet correct.

Gebruik en delen van informatie

Over het algemeen verkoopt, verhandelt, verhuurt of deelt de websiteprovider uw persoonlijke gegevens niet zonder uw toestemming met derden. We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met leveranciers en andere externe leveranciers die services voor de websiteprovider uitvoeren. In het algemeen zullen de leveranciers en door de provider gebruikte externe leveranciers uw informatie alleen verzamelen, gebruiken en vrijgeven voor zover noodzakelijk om hen in staat te stellen de diensten te verlenen die zij leveren voor de websiteprovider. Het gaat bijvoorbeeld over het contactformulier waarbij u uw naam en e-mailadres dient in te geven. Deze informatie wordt aan ons bezorgd om u te kunnen contacteren in functie van uw vraag.

Bepaalde externe dienstverleners, zoals betalingsverwerkers, hebben echter hun eigen privacybeleid met betrekking tot de informatie die de websiteprovider hen moeten verstrekken om hun diensten te kunnen gebruiken. Voor deze externe serviceproviders raden we u aan hun privacybeleid te lezen, zodat u begrijpt hoe uw persoonlijke gegevens door dergelijke providers worden behandeld.

Bovendien kan de websiteprovider uw persoonlijke gegevens vrijgeven als dit wettelijk verplicht is of als u de gebruiksvoorwaarden schendt.

Over het algemeen gebruikt de websiteprovider de niet-persoonlijke informatie om hen te helpen de service van de website te verbeteren en de gebruikerservaring aan te passen. We verzamelen ook niet-persoonlijke gegevens om trends te volgen en gebruikspatronen van de website te analyseren. Dit privacybeleid beperkt op geen enkele manier het gebruik of openbaarmaking van niet-persoonlijke informatie door de websiteprovider. Zij behouden zich het recht voor om dergelijke niet-persoonlijke informatie te gebruiken en openbaar te maken aan hun partners, adverteerders en andere derde partijen naar eigen goeddunken.

Bescherming van persoonsgegevens

De websiteprovider implementeert redelijke voorzorgsmaatregelen en volgt de beste praktijken in de branche om uw persoonlijke gegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat dergelijke persoonlijke informatie niet wordt geopend, bekendgemaakt, gewijzigd of vernietigd. Deze maatregelen kunnen echter niet garanderen dat uw gegevens niet worden gebruikt, openbaar gemaakt, gewijzigd of vernietigd door schending van dergelijke voorzorgsmaatregelen. Door de website te gebruiken, erkent u dat u deze risico’s begrijpt en ermee akkoord gaat.

Deze Privacy Notice is het laatst aangepast op 16/08/2023, maar kan in de toekomst nog aangepast worden. Raadpleeg daarom op regelmatige basis dit document.  Elke belangrijke wijziging zal aangeduid zijn op onze website.