Sinds vrijdag 26 maart is in het Belgisch Staatsblad een wijziging gepubliceerd dat een extra verplichting oplegt aan werkgevers om maandelijks te registreren hoeveel werknemers een functie uitoefenen die niet kunnen thuiswerken t.o.v. het totaal aantal werknemers.
In artikel 1 staat letterlijk het volgende “Artikel2, §1, van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, wordt aangevuld met een vierde lid, luidende: “De werkgevers registreren maandelijks, via het elektronische registratiesysteem dat door de Rijksdienst Sociale Zekerheid ter beschikking wordt gesteld op de portaalsite van de sociale zekerheid, het totale aantal werknemers in het bedrijf per vestigingseenheid en het aantal werknemers dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telethuiswerk. Deze aangifte heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en moet uiterlijk worden ingediend op de zesde kalenderdag van de maand.”.”
Wat betekent dit nu eigenlijk?
Er zal strenger gecontroleerd en gesanctioneerd worden bij bedrijven op de naleving van de regels op thuiswerk. Dit werd ook zo aangekondigd door premier Alexander De Croo na het overlegcomité. Mogelijke straffen zijn de verplichting tot thuiswerk of zelfs het sluiten van bedrijven die niet voldoen aan de thuiswerkverplichting. De registratieplicht is een manier om de controle op de thuiswerkregel te vergemakkelijken.
Wat moet je doen?
Maandelijks moet tegen ten laatste de zesde kalenderdag van de maand doorgegeven worden hoeveel medewerkers er werkzaam zijn in de onderneming alsook het aantal werknemers die een functie uitoefenen waarvoor telewerk niet haalbaar is. Dat wil zeggen dat voor de maand april ten laatste tegen 6 april een online aangifte moet gedaan worden.
Deze informatie zal gebruikt worden door de sociale inspectiediensten als referentiepunt bij een controle. Wie dan toch aanwezig is in een functie waarvoor telewerk wel mogelijk is, zal zijn of haar aanwezigheid moeten verantwoorden.
Waar en hoe moet je aangeven?
Alle werkgevers zijn verplicht om dit te doen, tenzij de onderneming verplicht volledig gesloten is. De registraties gebeuren via de website van de sociale zekerheid. Er wordt bijkomende uitleg gegeven over de werkwijze op de website zelf.
Belangrijk om te weten.
- De gegevens die je ingeeft zijn een momentopname van de situatie van de eerste werkdag van de maand. Voor april gaat dat over de situatie van 1 april, voor mei gaat dat over 3 mei enzovoort.
- Als je over meerdere vestigingseenheden beschikt, gaan de aantallen telkens over één vestigingseenheid.
- Het totaal aantal werknemers zijn alle werknemers die in dienst zijn. Inclusief flexi werknemers, langdurig zieken, personen met tijdskrediet, ambulante functies, …. Maar ook alle andere structureel aanwezige externe krachten zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten, onderaannemers, gedetacheerden, consultants, vennoten, …. Aanwezigheden die tijdelijk of uitzonderlijk zijn tellen niet mee.
- Men bedoelt met niet-telewerkbare functies alle functies die van nature ter plaatse moeten gebeuren of die de opdrachten niet van thuis uit kunnen uitvoeren. Ook hier opnieuw rekening houden met alle structureel aanwezige externe beroepskrachten.
- Een correctie van een aangifte kan altijd gebeuren door een nieuwe aangifte in te dienen. De laatst ingediende aangifte is de geldende aangifte.
Nog enkele concrete tips
- Overloop de generieke gids en controleer of jullie nog steeds alle laatst geldende praktijkrichtlijnen effectief toepassen. Ondertussen zitten we aan de derde versie. Deze dateert van 14/12/2020. Zorg dat je mee bent met de laatste versie!
- De Sociale Inlichtingen- en opsporingsdienst hebben in januari en februari heel wat flitscontroles uitgevoerd op telewerk n.a.v. COVID-19. Daarvoor hadden ze een checklist opgesteld. De inhoud van deze checklist is nog steeds relevant om uw eigen organisatie mee af te toetsen.
- Voer zelf een risicoanalyse uit op de activiteiten in de organisatie met aandacht voor COVID-19. Zo ontdek je misschien hier en daar toch nog verbeterpunten. Alle kleine beetjes helpen in deze tijden om iedereen veilig en gezond aan het werk te houden.